Ochrana osobných údajov v podmienkach spoločnosti ACTIVEWOOD s. r.o.

Spoločnosť ACTIVEWOOD s. r. o. poskytuje nasledovné informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov v súlade s nariadením európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“): 1 Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa: ACTIVEWOOD s. r. o., Irkutská 6, 04012 Košice,  IČO: 54327806, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Košice,  tel. číslo: +421 918 565 992, ČO: 36 045 802, kontakt:  Tel. č.: +421 918 565 992, email: objednavky@activewood.sk

2. Pojmy týkajúce sa ochrany osobných údajov

Osobné údaje  – Údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora, ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.

Prevádzkovateľ –  Každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; prevádzkovateľ alebo konkrétne požiadavky na jeho určenie môžu byť ustanovené v osobitnom predpise alebo medzinárodnej zmluve, ktorou je Slovenská republika viazaná, ak takýto predpis alebo táto zmluva ustanovuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov.

Sprostredkovateľ –  Každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Dotknutá osoba –  Každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

Tretia strana –  každý, kto nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ alebo inou fyzickou osobou, ktorá na základe poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa spracúva osobné údaje.

Spracúvanie osobných údajov  – Spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo so súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Súhlas dotknutej osoby  – Akýkoľvek vážny a slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby vo forme vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu, ktorým dotknutá osoba vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov.

3. Informácie k spracúvaniu osobných údajov

3.1 Účel spracúvania a právny základ spracúvania osobných údajov Spracúvanie osobných údajov spoločnosťou ACTIVEWOOD s. r. o. je vo všeobecnosti vykonávané predovšetkým na:

1. a) splnenie zákonných povinností podľa osobitných predpisov,
2. b) plnenie zmluvy alebo v rámci predzmluvných vzťahov na základe žiadosti dotknutej osoby, c) základe súhlasu dotknutej osoby.

Jednotlivé úlohy, pri ktorých dochádza k spracúvaniu osobných údajov, sú postavené na právnom základe a za účelom:

1) Dodania tovaru alebo služby, teda vykonávania ekonomickej agendy a spracovania účtovných dokladov podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov a iných súvisiacich predpisov. Za týmto účelom spracúvame Vaše meno a priezvisko a adresu bydliska.

2) Poštových služieb a poštového platobného styku, na správne dodanie tovaru alebo služby na základe zákona č. 324/2011 Z. z. o poštových službách a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Za týmto účelom spracúvame Vaše meno, priezvisko, titul, adresa a telefónne číslo.

3) Vybavovania žiadostí o výkon práv dotknutých osôb podľa GDPR a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Osobné údaje nie sú spracúvané za iným účelom, ako za účelom, na ktorý boli pôvodne získané, ak tak neustanoví osobitný predpis, podľa ktorého spoločnosťou ACTIVEWOOD s. r. o.  postupuje alebo ak na to dotknutá osoba neudelí dobrovoľný súhlas.

4 Osobné údaje tretích osôb, ktoré nám poskytnete

Ak nám poskytujete osobné údaje tretích osôb, je vašou povinnosťou informovať o tom dotyčnú osobu a zaistiť si jej súhlas s týmito podmienkami ochrany osobných údajov v spoločnosti ACTIVEWOOD s. r. o..

5 Príjemcovia osobných údajov, tretie strany, príjemcovia v tretích krajinách

Prípady, pri ktorých spracúva Vaše osobné údaje tretia strana sú postavené na právnom základe a za účelom:

1) Dodania tovaru alebo služby, kedy poskytneme Vaše osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, titul, adresu a telefónne číslo fyzickej osobe – podnikateľovi pre správne dodanie tovaru a vykonanie montážnych prác. Fyzická osoba – podnikateľ, ktorá službu vykoná je oprávnená spracúvať Vaše osobné údaje len na účely doručenia tovaru a vykonania služby. Potom sú povinný Vaše osobné údaje vymazať.

2) Vymáhania našich práv, kedy môžu byť Vaše osobné údaje odovzdané tretiemu subjektu (napr. advokátovi). Ak nám právny poriadok, alebo orgán štátnej moci (napr. PZ SR), uloží povinnosť, aby sme mu odovzdali vaše osobné údaje, musíme tak urobiť. Spoločnosť ACTIVEWOOD s. r. o.  neuskutočňuje prenos osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám, nevyplýva mu to z osobitných predpisov a ani takýto prenos nezamýšľa vykonávať.

6 Súhlas so spracúvaním osobných údajov a právo na jeho odvolanie

Súhlas dotknutej osoby získava spoločnosť ACTIVEWOOD s. r. o. len vtedy, ak sa neuplatňuje iný právny dôvod na spracúvanie osobných údajov bez súhlasu. Poskytnutie osobných údajov a udelenie súhlasu je v takomto prípade dobrovoľné. Ak sa osobné údaje spracúvajú na základe súhlasu, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

7 Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie, služby informačnej spoločnosti 7.1 „Cookies“

7.2 Tvorba log súborov

7.3 Google Analytics

7.4 Google AdWords a Google Conversion Tracking

7.5 Piwik

8 Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť ACTIVEWOOD s. r. o. uchováva osobné údaje po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu. Osobné údaje získané za účelom plnenia povinností vyplývajúcich zo všeobecne záväzných právnych predpisov budeme spracúvať po dobu 10 rokov. Osobné údaje, na ktorých spracúvanie bol udelený súhlas dotknutej osoby budú spracovávané po dobu 5 rokov, alebo do odvolania takého súhlasu.

9 Ochrana práv dotknutých osôb

V súlade s čl. 15 až 22 GDPR a § 19 až 29 zákona o ochrane osobných údajov sa vo všeobecnosti uplatňujú nasledovné práva dotknutých osôb:

1. a) právo na potvrdenie o spracúvaní osobných údajov,
2. b) právo na prístup k osobných údajov,
3. c) právo na opravu osobných údajov,
4. d) právo na výmaz osobných údajov,
5. e) právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov,
6. f) právo na prenosnosť osobných údajov,
7. g) právo namietať spracúvanie osobných údajov,
8. h) právo na neuplatňovanie rozhodovania založeného na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania.

9.1 Právo na potvrdenie a prístup k osobných údajom

Dotknutá osoba má právo vyžiadať si potvrdenie od spoločnosti ACTIVEWOOOD s. r. o.  ako prevádzkovateľa o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje. Rovnako má dotknutá osoba právo požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré sa o nej spracúvajú, vrátane nasledovných informácií:

1. a) účel spracúvania osobných údajov, ktorý sa jej týka,
2. b) kategórie spracúvaných osobných údajov na daný účel,
3. c) identifikáciu príjemcov alebo kategórií príjemcov, ktorým boli alebo majú byť osobné údaje poskytnuté,
4. d) dobu uchovávania osobných údajov alebo ak to nie je možné, informáciu o kritériách jej určenia,
5. e) zdroj osobných údajov, ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby,
6. f) informácia o existencii práva požadovať opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby, ich vymazanie alebo obmedzenie ich spracúvania, alebo o práve namietať spracúvanie osobných údajov,
7. g) informáciu o práve podať sťažnosť, resp. návrh na začatie konania na úrad na ochranu osobných údajov,
8. h) informáciu, či sa v podmienkach spoločnosti ACTIVEWOOD s. r. o. vykonáva automatizované individuálne rozhodovanie alebo profilovanie.

9.2 Právo na opravu osobných údajov

Dotknutá osoba má právo na to, aby jej osobné údaje boli bez zbytočného odkladu opravené. Dotknutá osoba má taktiež právo žiadať o doplnenie jej neúplných osobných údajov. Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

9.3 Právo na výmaz osobných údajov

Dotknutá osoba má právo na to, aby jej osobné údaje boli bez zbytočného odkladu vymazané, ak:

1. a) už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali a/ alebo spracúvali,
2. b) dotknutá osoba odvolá súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie,
3. c) dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na účely plnenia úloh vo verejnom záujme a oprávnené záujmy a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie osobných údajov alebo dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na účely marketingu,
4. d) osobné údaje sa spracúvajú nezákonne na základe rozhodnutia úradu na ochranu osobných údajov alebo iného orgánu príslušného na rozhodnutie o nezákonnom spracúvaní,
5. e) dôvodom pre výmaz je splnenie povinnosti podľa zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná. Povinnosť vymazať osobné údaje sa však neuplatňuje, ak je daná výnimka podľa čl. 17 ods. 3 GDPR alebo § 23 ods. 4, zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

9.4 Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov

Dotknutá osoba má právo na to, aby sa spracúvanie jej osobných údajov obmedzilo, ak:

1. a) namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho overiť si správnosť osobných údajov,
2. b) spracúvanie osobných údajov je nezákonné na základe rozhodnutia úradu na ochranu osobných údajov alebo iného orgánu príslušného na rozhodnutie o nezákonnom spracúvaní a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,
3. c) spoločnosti ACTIVEWOOD s. r. o. už nepotrebuje osobné údaje na dosiahnutie účelu spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku,
4. d) dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov podľa § 27 ods. 1, zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.

Dotknutej osobe bude vopred oznámené zrušenie obmedzenia jej osobných údajov. Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

9.5 Právo namietať spracúvanie osobných údajov

Ako dotknutá osoba máte právo namietať spracúvanie osobných údajov, ak sa spracúvanie vykonáva na účely priameho marketingu vrátane profilovania, v akom profilovanie súvisí s priamym marketingom. Túto námietku môžete vzniesť na e-mail .

10 Poplatky

Žiadosť dotknutej osoby sa vybavuje bezodplatne. To neplatí, ak:

1. a) si dotknutá osoba uplatní opakované žiadosti o prístup k osobným údajom, za poskytnutie ďalších kópií osobných údajov je spoločnosti ACTIVEWOOD s. r. o. v súlade s GDPR a zákonom o č. 18/2018 Z. z. ochrane osobných údajov oprávnená účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom,
2. b) žiadosť dotknutej osoby je zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná najmä pre jej opakujúcu sa povahu, spoločnosť ACTIVEWOOD s. r. o. je oprávnená od dotknutej osoby požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo na oznámenie alebo na uskutočnenie požadovaného opatrenia, alebo odmietnuť konať na základe žiadosti.

11 Kontakt s dozorným orgánom

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že boli pri spracúvaní osobných údajov spoločnosti ACTIVEWOOD s. r. o. porušené jej práva, má právo podať na úrad na ochranu osobných údajov sťažnosť, resp. návrh na začatie konania v súlade so zákona o ochrane osobných údajov.

12 Ochrana osobných údajov

Spoločnosť ACTIVEWOOD s. r. o.  má dlhodobo zavedenú špecificky navrhnutú ochranu osobných údajov, ktorá spočíva v prijatí primeraných technických a organizačných opatrení na zmiernenie rizík pri spracúvaní osobných údajov. Proces ochrany osobných údajov je neoddeliteľnou súčasťou chodu našej spoločnosti a preto ho neustále zlepšujeme a zdokonaľujeme.